Messages d’accueil professionnels pour votre répondeur téléphonique

Les analyses effectuées par le secteur des télécommunications montrent qu’environ 60 % des appels aboutissent directement sur la messagerie vocale. Selon d’autres études, ce taux atteint 75 %. La messagerie vocale est un outil sous-estimé dans le monde des affaires, ce qui diminue d’autant sa crédibilité. Le New York Times affirme que 30 % des enregistrements de répondeurs sont écoutés après 3 jours ou plus. C’est pourquoi 80 % des appelants sont convaincus que les messages ne sont pas entendus.

Il est peut-être utile de faire une pause pour réfléchir à ces considérations. Un répondeur est très utile pour contacter les clients lorsqu’il n’est pas possible de leur parler directement. Cependant, il est essentiel de créer des messages d’accueil téléphoniques professionnels pour attirer l’attention, encourager les clients à laisser un message et à les empêcher de mettre fin à l’appel.

4 raisons pour lesquelles un message d’accueil de qualité peut aider votre entreprise

Démontre l’attention portée au client : un message d’accueil attrayant dans le répondeur montre que vous vous intéressez à la demande du client. Le client comprendra que vous traitez un autre appel et, en même temps, vous le rassurez en lui disant que vous le rappellerez dès que possible, ce qui le motive à confirmer sa confiance dans votre entreprise.

Faire gagner du temps au client : à notre époque numérique, les gens préfèrent laisser des messages, car c’est un moyen plus rapide. Avec une salutation appropriée, vous pouvez solliciter ses demandes sans attendre au téléphone ou rappeler à plusieurs reprises.

Il améliore la précision de la réponse au client : la messagerie vocale garantit que les cas sont dirigés vers la personne la plus compétente, ce qui évite de répéter à plusieurs opérateurs quel est le problème. En outre, la messagerie vocale permet d’éviter les malentendus et les opérateurs peuvent se préparer à l’avance. Un rappel rapide est très utile pour renforcer la relation avec le client. Vous pouvez également envisager d’utiliser le rappel automatique, qui réduit considérablement le taux d’abandon d’appel.

Aide à la gestion des appels manqués : le message laissé sur l’accueil téléphonique vous permet de connaître l’urgence de la situation, et donc de filtrer les appels hautement prioritaires. Considérez que si un client vous appelle, actuel ou potentiel, c’est parce qu’il est intéressé par vos services. Il est donc préférable de donner la priorité à ces clients.

Ce qu’il faut inclure dans un message d’accueil professionnel au téléphone

Les messages d’accueil sur le répondeur téléphonique doivent avoir une structure de base précise. Si vous la suivez, vous créerez un message parfait, voici les différentes étapes :

  • Une première salutation
  • Votre nom et le nom de votre entreprise
  • Une excuse pour la non-disponibilité, avec une brève explication.
  • Un calendrier possible concernant le rappel
  • Demande de l’identité de l’appelant et de la raison de l’appel.
  • Un autre moyen de contact, si la demande est très urgente, par exemple le courrier électronique.
  • Un appel à l’action, tel que «Laissez un message après le bip».
  • Un remerciement à l’appelant pour avoir laissé le message

Conseil professionnel : si l’on vous appelle d’un endroit situé dans un fuseau horaire différent, ajoutez également votre heure de travail et précisez votre fuseau horaire, afin de communiquer de manière plus précise et de ne pas décevoir les attentes de votre interlocuteur.

Les meilleures façons de faire des salutations au téléphone.

Il y a plusieurs éléments à prendre en compte si vous voulez créer des messages d’accueil téléphoniques de haute qualité.

Soyez original : des phrases telles que «votre appel est important pour nous» ont été utilisées tellement de fois qu’elles ont perdu leur efficacité. Votre message d’accueil doit être original. Un peu de sympathie et d’humour ne font pas de mal. Si vous poursuivez votre lecture, vous verrez quelques exemples de ce type de stratégie.

Faites attention à l’audio : assurez-vous qu’il n’y a pas de bruit de fond pendant l’enregistrement. Sinon, il pourrait être difficile de faire passer votre message. N’oubliez pas non plus de saluer la personne simplement et de vous adresser à elle.Parlez clairement et lentement. Pas comme un robot !

Utilisez des phrases courtes et incisives : n’oubliez pas que l’un des objectifs du répondeur est de faire gagner du temps au client. Évitez d’enregistrer un message d’accueil de deux minutes qui contient des éléments inutiles. Soyez concis et allez droit au but. La durée recommandée est de 24 à 30 secondes au maximum, car sinon le client mettra fin à la communication au milieu du message d’accueil.

Soyez amical : souriez en enregistrant votre message d’accueil Cela peut vous sembler étrange, mais sourire en parlant au client crée une atmosphère amicale et ouverte.

Conseil de pro : si vous voulez augmenter la qualité de vos messages d’accueil, vous pouvez utiliser la voix off d’acteurs professionnels.